Обязанности бухгалтера на первичную документацию

Бухгалтер, как хранитель финансовых данных организации, несет ряд обязанностей, связанных с надлежащим оформлением и обработкой первичных документов.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", первичными бухгалтерскими документами считаются те, которые фиксируют совершение хозяйственной операции и содержат обязательные реквизиты.

Обязанности бухгалтера по первичной документации

Принимать и проверять первичные документы.

Регистрировать первичные документы в хронологическом порядке.

Проверять правильность оформления документов и соответствие их требованиям законодательства.

Исправлять выявленные ошибки в документах или требовать их исправления у составителя.

Хранить первичные документы в течение установленных сроков.

Обеспечивать своевременную передачу документов в архив или в вышестоящие организации.

Оформление первичных документов в соответствии с действующим законодательством

При оформлении первичных документов бухгалтер должен руководствоваться требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.12.2023), а также соответствующими положениями и стандартами.

Согласно ст. 9 вышеуказанного закона, первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание хозяйственной операции и ее количественное измерение;
• должность лица, совершившего хозяйственную операцию и ответственного за ее оформление;
• личная подпись лица, составившего документ и ответственного за его оформление (при наличии).

В зависимости от специфики хозяйственной деятельности в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, предусмотренные законодательством.

Формы первичных документов, не предусмотренные законодательством, разрабатываются организацией самостоятельно на основании требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и утверждаются ее руководителем.

При отсутствии в первичном документе какого-либо из обязательных реквизитов он не может быть признан в качестве подтверждения хозяйственной операции (Письмо Минфина России от 23.03.2017 N 03-03-06/1/17318).

Ошибки в первичных документах могут быть исправлены путем внесения исправлений или составления исправительных документов.

Проверка правильности оформления и полноты сведений в документах

Проверьте соответствие документа установленной форме.

Убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов: наименование документа, дата составления, номер документа.

Обратите внимание на правильное заполнение всех граф и строк, отсутствие помарок и исправлений.

Проверьте соответствие указанных сумм, количества и цен данным складского учета или поставщиков.

Убедитесь в наличии подписей уполномоченных лиц (руководителя, главного бухгалтера и материально ответственных лиц).

Проверьте полноту отражения первичных документов в учетных регистрах.

Сохраните первичные документы в соответствии с установленными сроками.

Бухгалтерский учет полученных и отправленных документов

Документооборот в бухгалтерии осуществляется с помощью системы учета, которая включает в себя порядок приема, регистрации, обработки и хранения документов.

Полученные документы регистрируются в специальном журнале регистрации входящих документов. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.

Журналы регистрации используются для учета количества, видов и сроков поступления и отправления документов, а также для контроля за их наличием и использованием.

Данные журналов регистрации сверяются с данными соответствующих подразделений организации (отправителей и получателей документов).

Хранение документов осуществляется в соответствии с установленными сроками и правилами.

Для систематизации и удобства хранения документы группируются по видам, датам поступления или отправления и т. д.

Уничтожение документов производится по истечении установленных сроков хранения по акту, который утверждается руководителем организации.

Хранение первичных документов в установленном порядке

Согласно установленным нормам первичные учетные документы после их составления подлежат обязательной проверке на соответствие установленным стандартам, подписанию и передаче в бухгалтерию. Сформированные документы должны храниться в специальных местах в уполномоченных должностных лиц.

По истечении установленного срока, бумаги необходимо передать на архивное хранение. Срок такого хранения не может быть менее пяти лет. Для хранения документов могут быть организованы специальные архивы в организации или же воспользоваться услугами специализированных компаний, предоставляющих подобные услуги.

Своевременная передача документов в архив

По истечении сроков хранения документы в бухгалтерии подлежат передаче в архив. Для этого формируется опись передаваемых бумаг, в которой указывается их количество. Передачу следует осуществлять в установленные сроки, во избежание штрафов за несвоевременную сдачу.

Участие в проверках и ревизиях первичной документации

Участвуйте в комиссиях по проверке первичных документов:

Проверяйте соответствие документов установленным требованиям.

Выявляйте ошибки или недостоверности в документах.

Участвуйте в разработке мер по устранению выявленных нарушений.

Вопрос-ответ:

Какие основные обязанности бухгалтера при работе с первичной документацией?

Бухгалтер отвечает за учет и обработку первичной документации, обеспечивая ее достоверность и своевременное отражение в бухгалтерском учете. Основные обязанности включают: прием, проверку, регистрацию, хранение и передачу в архив первичных документов.

Каковы требования к оформлению первичных документов?

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными законодательством требованиями. Они должны содержать определенные реквизиты, такие как: наименование и дату составления, название организации, содержание хозяйственной операции, измерители и денежную оценку, подписи ответственных лиц и другие реквизиты, предусмотренные законодательством.

Как осуществляется проверка первичных документов бухгалтером?

Бухгалтер должен проверить первичные документы на наличие всех необходимых реквизитов, подписей ответственных лиц, логическую взаимосвязь данных и соответствие требованиям законодательства. Он также должен убедиться в отсутствии ошибок и исправлений. Проверка проводится визуально, путем сверки данных и запроса разъяснений у соответствующих служб.

Как организуется хранение первичных документов?

Первичные документы должны храниться в течение установленных законодательством сроков. Бухгалтер должен организовать хранение документов в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Документы должны быть систематизированы и храниться в специально отведенных местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа.