Делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 217

Создайте единое место для хранения документов. Выберите электронный или физический архив (или оба) и систематизируйте папки для упорядоченного доступа.

Установите правила именования файлов и папок. Это позволит легко находить документы, особенно если вы работаете в команде. Используйте понятные и конкретные названия, включающие дату, тип документа и краткое описание содержания.

Создание системы делопроизводства

1. Проведите анализ текущего состояния делопроизводства в организации. Определите существующие проблемы и области для улучшения.

2. Установите цели и задачи системы делопроизводства. Четко сформулируйте желаемые результаты внедрения новой системы.

3. Разработайте структуру системы делопроизводства. Определите уровни подчинения, должностные обязанности и зоны ответственности сотрудников, отвечающих за делопроизводство.

4. Создайте номенклатуру дел. Установите перечень документов, которые будут создаваться, обрабатываться, храниться и уничтожаться в организации.

5. Разработайте правила и инструкции по делопроизводству. Определите процедуры создания, обработки, хранения и уничтожения документов.

6. Проведите обучение сотрудников по делопроизводству. Убедитесь, что все сотрудники, участвующие в делопроизводстве, понимают правила и процедуры системы.

7. Внедрите систему делопроизводства. Начните использовать новые правила и процедуры по созданию, обработке, хранению и уничтожению документов.

8. Оценивайте и совершенствуйте систему делопроизводства. Регулярно пересматривайте и обновляйте систему, чтобы обеспечить ее соответствие потребностям организации.

Организация документооборота

Определите виды документов и их сроки хранения в организации.

Разработайте схему документооборота, указав порядок регистрации, прохождения, хранения и уничтожения документов.

Установите систему регистрации документов, присвоив им уникальные номера и наименования.

Обеспечьте систематическое хранение документов в соответствии с установленным сроком.

Назначьте ответственных лиц за ведение документооборота и контроль исполнения документов.

Периодически проводите инвентаризацию документов для своевременного выявления и уничтожения ненужных.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

При регистрации входящей корреспонденции присваивается регистрационный номер и указывается дата поступления.

Входящая корреспонденция должна разбираться в течение трех дней с момента поступления. Исключением является корреспонденция с пометкой "Срочно", которая разбирается в тот же день.

После регистрации корреспонденция распределяется по подразделениям. Ответственные лица накладывают резолюцию и передают документ в канцелярию для подготовки ответа.

Исходящая корреспонденция должна быть подготовлена и подписана в течение трех дней с момента поступления поручения.

Обработка и хранение документов

Для эффективного делопроизводства необходимы:

• Система регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• Журнал учета документов;
• Организация архива предприятия.

Обработайте входящие документы:

• Проставьте дату и номер входящей корреспонденции;
• Проконтролируйте наличие приложений;
• Проверьте правильность оформления документов контрагентом;
• Назначьте исполнителя и срок исполнения;
• Зарегистрируйте документ и поместите его в соответствующую папку или информационную систему.

У вас есть разные способы хранения документов:

• Бумажный архив. Создайте папки или стеллажи для хранения документов в хронологическом или тематическом порядке.
• Электронный архив. Используйте облачные сервисы для хранения и совместного доступа к документам.
• Комбинированный архив. Храните важные оригиналы на бумаге, а копии и менее значимые документы в электронном виде.

Установите сроки хранения документов в соответствии с законодательством и внутренними регламентами и регулярно проводите очистку архива.

Использование технических средств

Интегрируйте в свое делопроизводство такие технические средства, как:

• Автоматизированная система документооборота (АСД).
• Электронная система управления документами (ЭСУД).
• Электронная почта (для внутренних и внешних коммуникаций).
• Офисная техника: принтеры, сканеры, копировальные аппараты.
• Технологии электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты.
• Программное обеспечение для создания, редактирования и хранения документов.

Контроль и мониторинг делопроизводства

Проводите регулярные проверки для оценки эффективности процессов делопроизводства:

• Проверяйте сроки обработки корреспонденции и исполнение документов.
• Анализируйте загруженность сотрудников и выявляйте узкие места.
• Мониторьте соответствие документации установленным требованиям и срокам хранения.

Создайте систему отчетности, которая позволит отслеживать показатели делопроизводства:

• Число зарегистрированных и обработанных документов.
• Среднее время обработки документов.
• Процент документов, обработанных в срок.

На основе полученных данных принимайте меры по улучшению процессов делопроизводства:

• Оптимизируйте схемы документооборота.
• Автоматизируйте процессы по возможности.
• Обучите сотрудников и проведите разъяснительную работу.

Вопрос-ответ:

Как правильно создать классификатор документов?

Создание классификатора подразумевает систематизацию документов на основе их содержания, назначения и сроков хранения. Разработайте иерархическую структуру, где документы группируются по разделам и подразделам с присвоением уникального индекса каждому типу документа.

Как установить номенклатуру дел организации?

Номенклатура дел определяет состав, структуру и сроки хранения документов. Составьте перечень всех видов дел, создаваемых в организации, и укажите их сроки хранения. Оформите номенклатуру согласно требованиям законодательства.

Какие реквизиты должны быть оформлены на всех документах?

Обязательные реквизиты для всех документов: наименование организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих), заголовок, текст, подпись, отметка об исполнителе.

Как организовать электронное хранение документов?

Внедрите систему электронного документооборота (СЭД), которая обеспечивает создание, хранение и управление электронными документами с соблюдением юридической значимости.

Как внедрить автоматизированную систему делопроизводства?

Автоматизированная система делопроизводства оптимизирует документооборот, повышая скорость обработки и хранения документов. Определите потребности организации, изучите рынок решений, внедрите выбранную систему и обучите персонал.

Как правильно организовать рабочее пространство для делопроизводства?

Организация рабочего пространства для делопроизводства имеет большое значение. Для эффективной работы необходимо выделить отдельное рабочее место, обеспечить удобное и эргономичное расположение документов, канцелярских принадлежностей и технических средств. Рекомендуется систематизировать документы в папки, разложить канцтовары в органайзеры и установить принтер и сканер в удобном месте. Особое внимание следует уделить освещению, чтобы обеспечить комфортные условия для работы с документами.