Что должен знать и уметь специалист по закупкам

Эффективные специалисты по закупкам должны обладать сочетанием технических знаний и межличностных навыков.

Знания включают:

• Принципы и процессы закупок
• Правовые и нормативные требования
• Управление поставщиками и отношения с ними
• Управление цепочками поставок и логистикой
• Планирование и прогнозирование спроса

Навыки охватывают:

• Ведение переговоров и закрытие сделок
• Умение решать проблемы и анализировать данные
• Управление рисками и соответствие требованиям
• Установление отношений и эффективные коммуникации
• Использование технологий закупок

Планирование закупок

Выполните следующие действия, чтобы сформировать эффективный план закупок:

1. Определите потребности и требования.
2. Проанализируйте рынок и выберите поставщиков.
3. Составьте запрос предложений (RFP) или запрос котировок (RFQ).
4. Оцените поступившие предложения и выберите лучшего поставщика.
5. Разработайте договор с поставщиком и контролируйте его выполнение.

Управление поставщиками

Тщательно отбирайте поставщиков

Проверяйте историю выполнения заказов, отзывы клиентов и финансовую устойчивость.

Устанавливайте четкие критерии оценки и документально фиксируйте их.

Оптимизируйте коммуникацию

Установите эффективные каналы связи, такие как электронная почта, мгновенные сообщения и регулярные встречи.

Четко излагайте потребности, ожидаемые результаты и любые изменения.

Управляйте отношениями

Стройте прочные отношения с ценными поставщиками.

Предлагайте возможности для развития и роста.

Регулярно проводите оценку производительности поставщиков и вносите при необходимости коррективы.

Разрабатывайте соглашения об уровне обслуживания (SLA)

Установите четкие показатели качества, времени выполнения заказа и коммуникации.

Регулярно отслеживайте и измеряйте производительность поставщиков.

Внедряйте системы управления цепочками поставок

Автоматизируйте процессы закупок, такие как размещение заказов, отслеживание выполнения и обработка счетов.

Обеспечьте полную видимость цепочки поставок для эффективного управления рисками и сокращения затрат.

Проведение тендеров

Определите критерии отбора

Четко сформулируйте требования к закупаемой продукции или услуге, указав технические характеристики, сроки поставки и другие важные критерии.

Выберите подходящий тип тендера

Существуют различные типы тендеров, такие как:

Открытый тендер - доступен для всех потенциальных участников

Закрытый тендер - ограничен предварительно выбранными участниками

Электронный тендер - проводится на электронных торговых площадках

Установите график

Определите сроки публикации тендера, подачи заявок и проведения оценки предложений.

Напишите тендерную документацию

Создайте подробную документацию, включающую инструкции для участников, форму заявки и критерии оценки.

Разместите тендер

Опубликуйте тендер в официальных источниках и на электронных площадках, если это необходимо.

Рассмотрите заявки

Проверьте соответствие заявок требованиям тендера и оцените их в соответствии с установленными критериями.

Выберите победителя

Определите участника, предложившего наилучшее сочетание цены и качества, и заключите с ним контракт.

Контролируйте выполнение контракта

Отслеживайте ход выполнения контракта, проверяйте качество продукции или услуги и проводите регулярную отчетность.

Ведение переговоров

Тщательно подготовьтесь, изучив объект закупки и потенциальных поставщиков.

Определите цели и границы возможных уступок.

Используйте матрицу оценки предложений для объективного сравнения.

Будьте настойчивы, но не агрессивны в отстаивании своих интересов.

Ведите переговоры на равных, уважая позицию другой стороны.

Сосредоточьтесь на взаимовыгодных решениях, не жертвуя интересами организации.

Рассмотрите компромиссы, которые не ставят под угрозу основные требования.

Постарайтесь заключить письменное соглашение, четко определяющее условия закупки.

Оформление договоров

Перед подписанием договора внимательно ознакомьтесь с его содержанием и убедитесь в следующем:

• Наличие всех существенных условий (предмет, цена, сроки).
• Соответствие условий договора законодательству и требованиям заказчика.
• Чёткие сроки исполнения обязательств.
• Порядок и условия оплаты.
• Ответственность сторон и порядок разрешения споров.

Обратите внимание на полномочия лиц, подписывающих договор, и наличие печатей организаций-сторон.

Проконсультируйтесь с юристом, если у вас возникают сомнения или вопросы по содержанию договора.

Контроль закупочной деятельности

Проводите регулярные аудиты

Оценивайте закупочные процессы и соответствие нормативным требованиям посредством аудитов, чтобы выявлять отклонения и возможности для улучшения.

Вопрос-ответ:

Какие основные обязанности специалиста по закупкам?

Специалисты по закупкам отвечают за поиск, оценку, привлечение и управление поставщиками товаров и услуг. Они обеспечивают, чтобы организация получала нужные товары и услуги по конкурентоспособным ценам, в нужное время и надлежащего качества.

Какие основные обязанности и задачи специалистов по закупкам?

Специалисты по закупкам отвечают за обеспечение организации необходимыми товарами, услугами и активами. Их основные обязанности включают: выявление потребностей и разработку спецификаций, поиск и оценку поставщиков, проведение переговоров и заключение контрактов, управление контрактами и поставками, а также мониторинг и оценка эффективности закупок.